Evenement organiseren: tips, links en regels
Organiseert u een evenement? Dan moet u vooraf en tijdens het evenement veel regelen. U vindt hier de regels, tips en handige links voor een goede organisatie.
Wilt u een evenement organiseren? U vraagt uiterlijk 12 weken voor uw evenement een evenementenvergunning aan of doet uiterlijk 4 weken voor uw evenement een melding. Lees hieronder wat u moet regelen.
Wat u moet regelen
Als organisator van het evenement bent u hoofdverantwoordelijk voor het evenement.
Vooraf regelen
- Controleer in de evenementenchecker of u een vergunning nodig heeft of een melding moet doen.
- Heeft u een evenementenvergunning nodig? Vraag de vergunning uiterlijk 12 weken voor het evenement aan. Eerder mag ook, graag zelfs!
- Moet u melding doen van uw evenement bij de gemeente? Doe dit uiterlijk 4 weken voor het evenement. Eerder mag ook, graag zelfs!
- U geeft bij uw aanvraag zo volledig mogelijke informatie. De gemeente vertelt u nadat u een vooraankondiging hebt gedaan of u voor uw evenement een veiligheidsplan en andere bijlagen moet meesturen.
- Gebruik voor het veiligheidsplan het format veiligheidsplan van de Veiligheidsregio Limburg-Noord.
- Gebruik de tips en adviezen van de Veiligheidsregio Limburg-Noord.
- U zorgt dat het evenement veilig verloopt. Denk aan de veiligheid van het publiek, vrijwilligers en werknemers. Als het nodig is, regelt u beveiliging en toegangscontrole.
- Denk op tijd na over de gevolgen van uw evenement voor het verkeer. Als u een weg afsluit, verkeersregelaars nodig heeft of veel bezoekers verwacht moet u een verkeersplan maken. U kunt in het verkeersplan symbolen gebruiken uit het document hierna 'Verkeerssymbolen en -materialen voor in verkeersplan'.
- Controleer of er wegwerkzaamheden of omleidingen zijn rondom uw evenement. Kijk voor grote werkzaamheden op Melvin. Hier staan alle grote werkzaamheden in de provincie Limburg.
- U regelt zelf de materialen, zoals podia, dranghekken, afvalbakken en tenten.
- Organiseert u een evenement op het Lambertusplein of het plein voor het Gasthoês? En wilt u de grote plantenbakken (greenpoints) voor uw evenement verplaatsen? Stuur uiterlijk 3 weken voor het evenement een e-mail naar Horst Centrummanagement: info@horst-centrum.nl. Zij regelen de verplaatsing. U betaalt hiervoor maximaal € 400 aan Horst Centrummanagement. U mag de plantenbakken niet zelf verplaatsen.
- U betaalt € 0,10 vermakelijkhedenretributie per bezoeker of deelnemer als u meer dan 10.000 bezoekers heeft. Voor de eerste 10.000 bezoekers betaalt u geen vermakelijkhedenretributie.
- U regelt het ophalen van afval na afloop van het evenement.
- U informeert buurtbewoners en bedrijven in de buurt over uw evenement.
- U zorgt dat buurtbewoners en bedrijven in de buurt zo min mogelijk last hebben van uw evenement. Denk aan geluid, afval en parkeren.
Tijdens het evenement
- U lost kleine incidenten zelf op.
- U houdt zich aan de regels uit de vergunning.
- U zorgt dat bijvoorbeeld standhouders en attractie-eigenaren zich ook aan de regels uit de vergunning houden.
Voor uw vrijwilligers
- Vrijwilligersverzekering: vrijwilligers bij organisaties uit Horst aan de Maas zijn meestal automatisch verzekerd via de gemeente voor ongevallen, aansprakelijkheid en rechtsbijstand.
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG): wilt u dat uw vrijwilligers een VOG aanvragen? Bijvoorbeeld omdat u een evenement met kinderen organiseert? Voor vrijwilligers die met kwetsbare mensen kunt u meestal een gratis VOG aanvragen. Op de website Regeling Gratis VOG leest u meer informatie. Een VOG vragen is niet verplicht.
Subsidie
Verenigingen en stichtingen kunnen voor eenmalige activiteiten subsidie aanvragen bij de gemeente.
- Impactsubsidie: voor een nieuwe eenmalige activiteiten of projecten;
- Doe de subsidiecheck vrijwilligersorganisaties en ontdek welke subsidies u misschien kunt krijgen;
- Subsidiehulp verenigingen: op zoek naar extra geld en weet u niet waar u moet beginnen? We helpen u graag.
Reclame voor uw evenement
U kunt reclame maken voor uw evenement op de digitale informatieborden van de gemeente en op onze digitale evenementenkalender.
Digitale informatieborden
U kunt uw evenement op de digitale informatieborden plaatsen.
- Als er veel evenementen en activiteiten op dezelfde tijd plaatsvinden, bepaalt de gemeente welke activiteiten op de borden komen.
- De vermelding gaat over activiteiten of evenementen van verenigingen, instellingen of organisaties uit Horst aan de Maas.
- We plaatsen geen regelmatig terugkerende, vaste activiteiten zoals wekelijkse sportwedstrijden. Wel bijvoorbeeld een jaarlijks toernooi.
- U krijgt alleen bericht als we uw evenement niet plaatsen.
- Grote evenementen plaatsen we langer van tevoren (ongeveer 14 dagen). Kleine evenementen ongeveer 1 week van tevoren.