Evenement organiseren

Evenement organiseren: tips, links en regels

Organiseert u een evenement? Dan moet u vooraf en tijdens het evenement veel regelen. U vindt hier de regels, tips en handige links voor een goede organisatie.

Wat u moet regelen

Als organisator van het evenement bent u hoofdverantwoordelijk voor het evenement.

Vooraf regelen

  • U doet voor 1 januari 2020 een vooraankondiging van uw evenement in 2020 bij de gemeente. 
  • Controleer in de evenementenchecker of u een vergunning nodig heeft of een melding moet doen.
  • Heeft u een evenementenvergunning nodig? Vraag de vergunning uiterlijk 12 weken voor het evenement aan. Eerder mag ook, graag zelfs!
  • Moet u melding doen van uw evenement bij de gemeente? Doe dit uiterlijk 4 weken voor het evenement. Eerder mag ook, graag zelfs!
  • U geeft bij uw aanvraag zo volledig mogelijke informatie. De gemeente vertelt u nadat u een vooraankondiging hebt gedaan of u voor uw evenement een veiligheidsplan en andere bijlagen moet meesturen.
  • Gebruik voor het veiligheidsplan het format veiligheidsplan Veiligheidsregio Limburg Noord (pdf, 747 kb).
  • U zorgt dat het evenement veilig verloopt. Denk aan de veiligheid van het publiek, vrijwilligers en werknemers. Als het nodig is, regelt u beveiliging en toegangscontrole.
  • Denk op tijd na over de gevolgen van uw evenement voor het verkeer. Als u een weg afsluit, verkeersregelaars nodig heeft of veel bezoekers verwacht moet u een verkeersplan maken.
  • U regelt zelf de materialen, zoals podia, dranghekken, afvalbakken en tenten.
  • U regelt het ophalen van afval na afloop van het evenement.
  • U informeert buurtbewoners en bedrijven in de buurt over uw evenement.
  • U zorgt dat buurtbewoners en bedrijven in de buurt zo min mogelijk last hebben van uw evenement. Denk aan geluid, afval en parkeren. 

Tijdens het evenement

  • U lost kleine incidenten zelf op.
  • U houdt zich aan de regels uit de vergunning.
  • U zorgt dat bijvoorbeeld standhouders en attractie-eigenaren zich ook aan de regels uit de vergunning houden. 

Voor uw vrijwilligers

  • Vrijwilligersverzekering: vrijwilligers bij organisaties uit Horst aan de Maas zijn meestal automatisch verzekerd via de gemeente voor ongevallen, aansprakelijkheid en rechtsbijstand.
  • Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG): wilt u dat uw vrijwilligers een VOG aanvragen? Bijvoorbeeld omdat u een evenement met kinderen organiseert? Voor vrijwilligers die met kwetsbare mensen kunt u meestal een gratis VOG aanvragen. Op de website Regeling Gratis VOG leest u meer informatie. Een VOG vragen is niet verplicht. 

Subsidie

Verenigingen en stichtingen kunnen voor eenmalige activiteiten subsidie aanvragen bij de gemeente.

  • Voucher: voor een nieuwe eenmalige activiteit met een maatschappelijk doel
  • Projectsubsidie: voor een eenmalige activiteit of evenement
  • Garantiesubsidie: u kunt de gemeente vragen garant te staan voor een deel van de kosten als uw evenement door onverwachte omstandigheden verlies maakt

Meer informatie over de subsidieregels: Algemene subsidieverordening

Reclame voor uw evenement

U kunt reclame maken voor uw evenement op de digitale informatieborden van de gemeente en op onze digitale evenementenkalender.

Digitale informatieborden

U kunt uw evenement op de digitale informatieborden plaatsen.

  • Als er veel evenementen en activiteiten op dezelfde tijd plaatsvinden, bepaalt de gemeente welke activiteiten op de borden komen.
  • De vermelding gaat over activiteiten of evenementen van verenigingen, instellingen of organisaties uit Horst aan de Maas.
  • We plaatsen geen regelmatig terugkerende, vaste activiteiten zoals wekelijkse sportwedstrijden. Wel bijvoorbeeld een jaarlijks toernooi.
  • U krijgt alleen bericht als we uw evenement niet plaatsen.
  • Grote evenementen plaatsen we langer van tevoren (ongeveer 14 dagen). Kleine evenementen ongeveer 1 week van tevoren.

Digitale evenementenkalender

U kunt uw evenement op onze digitale evenementenkalender plaatsen.

  • Evenementen in 2020 plaatsen we zodra de burgemeester de evenementenkalender heeft vastgesteld
  • Evenementen die vooraangemeld zijn krijgen voorrang op de kalender
  • U kunt een foto meesturen voor op de kalender. Geef bij de foto duidelijke informatie over de rechten (copyright).