Evenement organiseren

Als organisator van het evenement bent u hoofdverantwoordelijk voor het evenement.

Vooraf regelen

• U kondigt uw evenement vooraf aan bij de gemeente. U kunt uw evenement voor 2022 vooraankondigen.
• Controleer in de evenementenchecker of u een vergunning nodig heeft of een melding moet doen.
• Heeft u een evenementenvergunning nodig? Vraag de vergunning uiterlijk 12 weken voor het evenement aan. Eerder mag ook, graag zelfs!
• Moet u melding doen van uw evenement bij de gemeente? Doe dit uiterlijk 4 weken voor het evenement. Eerder mag ook, graag zelfs!
• U geeft bij uw aanvraag zo volledig mogelijke informatie. De gemeente vertelt u nadat u een vooraankondiging hebt gedaan of u voor uw evenement een veiligheidsplan en andere bijlagen moet meesturen.
• Gebruik voor het veiligheidsplan het format veiligheidsplan Veiligheidsregio Limburg-Noord (docx, 837.34 kb).
• Gebruik de tips en adviezen van de Veiligheidsregio Limburg-Noord. 
• U zorgt dat het evenement veilig verloopt. Denk aan de veiligheid van het publiek, vrijwilligers en werknemers. Als het nodig is, regelt u beveiliging en toegangscontrole.
• Denk op tijd na over de gevolgen van uw evenement voor het verkeer. Als u een weg afsluit, verkeersregelaars nodig heeft of veel bezoekers verwacht moet u een verkeersplan maken.
• Controleer of er wegwerkzaamheden of omleidingen zijn rondom uw evenement. Kijk voor grote werkzaamheden op Melvin. Hier staan alle grote werkzaamheden in de provincie Limburg.
• U regelt zelf de materialen, zoals podia, dranghekken, afvalbakken en tenten.
• U regelt het ophalen van afval na afloop van het evenement.
• U informeert buurtbewoners en bedrijven in de buurt over uw evenement.
• U zorgt dat buurtbewoners en bedrijven in de buurt zo min mogelijk last hebben van uw evenement. Denk aan geluid, afval en parkeren. 

Tijdens het evenement

• U lost kleine incidenten zelf op.
• U houdt zich aan de regels uit de vergunning.
• U zorgt dat bijvoorbeeld standhouders en attractie-eigenaren zich ook aan de regels uit de vergunning houden. 

• Vrijwilligersverzekering: vrijwilligers bij organisaties uit Horst aan de Maas zijn meestal automatisch verzekerd via de gemeente voor ongevallen, aansprakelijkheid en rechtsbijstand.
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG): wilt u dat uw vrijwilligers een VOG aanvragen? Bijvoorbeeld omdat u een evenement met kinderen organiseert? Voor vrijwilligers die met kwetsbare mensen kunt u meestal een gratis VOG aanvragen. Op de website Regeling Gratis VOG leest u meer informatie. Een VOG vragen is niet verplicht. 

Verenigingen en stichtingen kunnen voor eenmalige activiteiten subsidie aanvragen bij de gemeente.

• Voucher: voor een nieuwe eenmalige activiteit met een maatschappelijk doel
• Projectsubsidie: voor een eenmalige activiteit of evenement
• Garantiesubsidie: u kunt de gemeente vragen garant te staan voor een deel van de kosten als uw evenement door onverwachte omstandigheden verlies maakt

Meer informatie over de subsidieregels: Algemene subsidieverordening

U kunt reclame maken voor uw evenement op de digitale informatieborden van de gemeente en op onze digitale evenementenkalender.

Digitale informatieborden

U kunt uw evenement op de digitale informatieborden plaatsen.

• Als er veel evenementen en activiteiten op dezelfde tijd plaatsvinden, bepaalt de gemeente welke activiteiten op de borden komen.
• De vermelding gaat over activiteiten of evenementen van verenigingen, instellingen of organisaties uit Horst aan de Maas.
• We plaatsen geen regelmatig terugkerende, vaste activiteiten zoals wekelijkse sportwedstrijden. Wel bijvoorbeeld een jaarlijks toernooi.
• U krijgt alleen bericht als we uw evenement niet plaatsen.
• Grote evenementen plaatsen we langer van tevoren (ongeveer 14 dagen). Kleine evenementen ongeveer 1 week van tevoren.