Evenement organiseren: tips, links en regels
Wat u moet regelen
Als organisator van het evenement bent u hoofdverantwoordelijk voor het evenement.
Vooraf regelen
- U kondigt uw evenement vooraf aan bij de gemeente. U kunt uw evenement voor 2021 vooraankondigen.
- Controleer in de evenementenchecker of u een vergunning nodig heeft of een melding moet doen.
- Heeft u een evenementenvergunning nodig? Vraag de vergunning uiterlijk 12 weken voor het evenement aan. Eerder mag ook, graag zelfs!
- Moet u melding doen van uw evenement bij de gemeente? Doe dit uiterlijk 4 weken voor het evenement. Eerder mag ook, graag zelfs!
- U geeft bij uw aanvraag zo volledig mogelijke informatie. De gemeente vertelt u nadat u een vooraankondiging hebt gedaan of u voor uw evenement een veiligheidsplan en andere bijlagen moet meesturen.
- Gebruik voor het veiligheidsplan het format veiligheidsplan Veiligheidsregio Limburg-Noord (pdf, 841,52kb).
- U laat zien dat uw evenement 'coronaproof' is. Gebruik hiervoor het 'format coronaproof plan (pdf, 157.27 kb) van de Veiligheidsregio Limburg-Noord.
- Gebruik de tips en adviezen van de Veiligheidsregio Limburg-Noord.
- U zorgt dat het evenement veilig verloopt. Denk aan de veiligheid van het publiek, vrijwilligers en werknemers. Als het nodig is, regelt u beveiliging en toegangscontrole.
- Denk op tijd na over de gevolgen van uw evenement voor het verkeer. Als u een weg afsluit, verkeersregelaars nodig heeft of veel bezoekers verwacht moet u een verkeersplan maken.
- Controleer of er wegwerkzaamheden of omleidingen zijn rondom uw evenement. Kijk voor grote werkzaamheden op Melvin. Hier staan alle grote werkzaamheden in de provincie Limburg.
- U regelt zelf de materialen, zoals podia, dranghekken, afvalbakken en tenten.
- U regelt het ophalen van afval na afloop van het evenement.
- U informeert buurtbewoners en bedrijven in de buurt over uw evenement.
- U zorgt dat buurtbewoners en bedrijven in de buurt zo min mogelijk last hebben van uw evenement. Denk aan geluid, afval en parkeren.
Tijdens het evenement
- U lost kleine incidenten zelf op.
- U houdt zich aan de regels uit de vergunning.
- U zorgt dat bijvoorbeeld standhouders en attractie-eigenaren zich ook aan de regels uit de vergunning houden.
Voor uw vrijwilligers
- Vrijwilligersverzekering: vrijwilligers bij organisaties uit Horst aan de Maas zijn meestal automatisch verzekerd via de gemeente voor ongevallen, aansprakelijkheid en rechtsbijstand.
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG): wilt u dat uw vrijwilligers een VOG aanvragen? Bijvoorbeeld omdat u een evenement met kinderen organiseert? Voor vrijwilligers die met kwetsbare mensen kunt u meestal een gratis VOG aanvragen. Op de website Regeling Gratis VOG leest u meer informatie. Een VOG vragen is niet verplicht.
Subsidie
Verenigingen en stichtingen kunnen voor eenmalige activiteiten subsidie aanvragen bij de gemeente.
- Voucher: voor een nieuwe eenmalige activiteit met een maatschappelijk doel
- Projectsubsidie: voor een eenmalige activiteit of evenement
- Garantiesubsidie: u kunt de gemeente vragen garant te staan voor een deel van de kosten als uw evenement door onverwachte omstandigheden verlies maakt
Meer informatie over de subsidieregels: Algemene subsidieverordening
Reclame voor uw evenement
U kunt reclame maken voor uw evenement op de digitale informatieborden van de gemeente en op onze digitale evenementenkalender.
Digitale informatieborden
U kunt uw evenement op de digitale informatieborden plaatsen.
- Als er veel evenementen en activiteiten op dezelfde tijd plaatsvinden, bepaalt de gemeente welke activiteiten op de borden komen.
- De vermelding gaat over activiteiten of evenementen van verenigingen, instellingen of organisaties uit Horst aan de Maas.
- We plaatsen geen regelmatig terugkerende, vaste activiteiten zoals wekelijkse sportwedstrijden. Wel bijvoorbeeld een jaarlijks toernooi.
- U krijgt alleen bericht als we uw evenement niet plaatsen.
- Grote evenementen plaatsen we langer van tevoren (ongeveer 14 dagen). Kleine evenementen ongeveer 1 week van tevoren.
Digitale evenementenkalender
U kunt uw evenement op onze digitale evenementenkalender plaatsen.
- Evenementen die vooraangemeld zijn krijgen voorrang op de kalender
- U kunt een foto meesturen voor op de kalender. Geef bij de foto duidelijke informatie over de rechten (copyright).
- VolgendeEvenementen en corona