Openbaarmaking brieven aan de gemeenteraad
Brieven aan de gemeenteraad zijn voortaan in principe openbaar en kunnen via het raadsportaal ingezien worden. Een uitzondering wordt gemaakt voor privacygevoelige brieven. Wanneer u een brief aan de gemeenteraad stuurt, is het goed om te weten dat het presidium van de raad deze nieuwe procedure vastgesteld heeft.
Ingekomen brieven
Vorig jaar ontving de gemeenteraad van Horst aan de Maas ruim 375 brieven. Hierbij gaat het om informatie van andere overheden of instellingen, maar ook om vragen en opmerkingen van personen of verenigingen. De raadsfracties geven aan welke brieven men wil bespreken tijdens de maandelijkse behandeling van de ingekomen brieven in de gemeenteraad.
Transparantie versus privacybescherming
In het verleden waren brieven aan de raad altijd openbaar. Door de veranderende privacywetgeving is dit niet meer het geval. Inmiddels hebben we ook te maken met de Wet open overheid (Woo) en die wet vraagt juist om een transparantere overheid.
Dit dilemma was in november 2023 onderwerp van een debat in de gemeenteraad. Aanleiding was een motie van de fractie Perspectief waarin gevraagd werd om openbaarmaking van de ingekomen stukken. Tijdens dit debat stelde de raad zich op het standpunt dat de brieven aan de raad allemaal openbaar zijn met uitzondering van privacygevoelige brieven. Dit is ook het uitgangspunt voor de nieuwe procedure die het presidium op 5 februari vaststelde.
Nieuwe procedure
In de nieuwe 'Procedure openbaarheid ingekomen stukken' is geregeld dat ingekomen brieven voor iedereen toegankelijk zijn in het raadsportaal. De brieven zijn opgenomen bij de betreffende raadsagenda.
Brieven met privacygevoelige informatie worden in een afzonderlijke lijst geplaatst die alleen voor (burger)raadsleden beschikbaar is. Overigens kunnen (burger)raadsleden hier wel gewoon vragen over stellen tijdens een raadsvergadering.
Openbare lijst
Op de openbare lijst worden geplaatst:
- Brieven van overheidsinstanties zoals rijk, provincie, gemeenten en waterschappen;
- Brieven van organisaties (niet-natuurlijke rechtspersonen) zoals dorpsraden, verenigingen en stichtingen. Deze organisaties krijgen een ontvangstbevestiging waarin staat dat we de brief na een week openbaar maken. Als dit niet wenselijk is kan men dat aangeven. Eventuele persoonsgegevens lakken we in ieder geval weg;
- Brieven van personen die hebben aangegeven dat er geen bezwaar bestaat tegen openbaarmaking. Briefschrijvers krijgen een ontvangstbevestiging waarin gevraagd wordt naar instemming met openbaarmaking. Als dit akkoord is, wordt de brief op deze lijst geplaatst. Persoonsgegevens lakken we weg;
- Brieven waarover ingesproken wordt. We gaan er vanuit dat de inspreker wil dat zijn / haar brief op de openbare lijst geplaatst wordt. Persoonsgegevens lakken we weg;
Niet-openbare lijst
Alle andere brieven aan de gemeenteraad komen op de niet-openbare lijst. De lijst van niet-openbare brieven is voor iedereen beschikbaar in het raadsportaal (bij de agenda van de betreffende raadsvergadering), maar de brieven zelf zijn enkel te raadplegen voor (burger)raadsleden. Anderen kunnen alleen toegang krijgen tot deze brieven via een formeel Woo-verzoek.