Evenementen organiseren in Horst aan de Maas makkelijker gemaakt!

8 nov 2019
evenement Baas van Horst aan de Maas
Het gemeentelijk evenementenbeleid wordt in overleg met organisaties aangepast.

Begin juni was het evenementenbeleid onderwerp van gesprek tussen gemeente en zo’n 60 organisatoren van evenementen in de gemeente. De gemeente was op zoek naar input voor het nieuwe beleid. Tijdens de avond benoemden organisatoren de knelpunten waar zij tegenaan liepen. Al snel bleek dat niet zozeer het beleid een knelpunt is, maar vooral de wijze waarop een evenementenvergunning aangevraagd moet worden.
Burgemeester Ryan Palmen heeft daarop toegezegd om dat punt als eerste aan te pakken en voor het einde van het jaar met een verbetering van het aanvraagproces te komen.

Website

De eerste verbetering is de informatieverstrekking. Op de website van de gemeente vinden organisatoren voortaan alle relevante informatie, handige tips, links en regels. Denk hierbij aan informatie over vrijwilligers(verzekering, VOG), subsidie­mogelijk­heden, aankondiging digitale evenemen­ten­borden, verkeer, etc. Een heel groot struikelblok bleek het digitale aanvraagformulier voor evenementen. Dit werkte niet prettig voor organisatoren.  Het aanvraagformulier is aangepast en het vertrouwde papieren formulier (te downloaden via de website) is weer terug.  Ook is op de website een evenementenchecker ingebouwd. Deze geeft antwoord op de vraag of een vergunning aangevraagd moet worden of volstaan kan worden met een melding. Verder geeft de checker ook aan of een melding ‘brandveilig gebruik’ en/of een verkeersplan en/of ontheffingen, bijvoorbeeld voor het schenken van alcoholhoudende dranken, aangevraagd moeten worden. Sinds maandag 11 november is de informatie over evenementen op de website aangepast.

Vooraankondiging

We gaan ook werken met een evenementenkalender. Wanneer organisatoren hun evenement aanmelden op die kalender, kan er vroegtijdig gesignaleerd worden of er meerdere evenementen tegelijk zijn en of dat tot problemen leidt. De kalender is niet alleen handig voor organisatoren, maar helpt de gemeente ook in de afstemming met hulpdiensten zoals politie en brandweer. Omdat dit het eerste jaar is, kunnen organisatoren tot 1 januari hun evenement aanmelden voor op de kalender.

Ervaring uit de praktijk

De nieuwe werkwijze van de gemeente is niet bedacht van achter een bureau. Uiteraard heeft de gemeente haar verantwoordelijkheid bij het vergunnen van evenementen. Maar in het toewerken naar de nieuwe werkwijze is nadrukkelijk de verbinding met organisatoren gezocht. Het aanvraagformulier, de nieuwe website, de meldingscriteria: het is allemaal getest door een panel van evenementenorganisatoren. Daar kwamen nog enkele puntjes naar voren die nog beter kunnen. Voor zover ze de verantwoordelijkheid van de gemeente niet aantasten, zijn ook deze puntjes nog verwerkt. En zo wordt het organiseren van een evenement in Horst aan de Maas nóg leuker!

Tweede fase

In de tweede fase gaat de gemeente, samen met de provincie Limburg die eerder dit jaar een rapport liet schrijven over de regeldruk bij evenementen, aan de slag om scherp te kijken naar welke regels en voorschriften uit een vergunning kunnen vervallen en/of waar scherper op moet worden toegezien. Daarnaast gaat de gemeente nog aan de slag met een aantal sjablonen die evenementenorganisatoren kunnen helpen om alle vereiste gegevens zonder al te veel regeldruk aan te leveren.

Derde fase

In de derde en laatste fase van de aanpak, komt de burgemeester met nieuw evenementenbeleid. Aangezien de hoogste nood van de organisatoren vooral in het proces en de regeldruk zat, komt dit nieuwe beleid tegen de zomervakantie van 2020. De burgemeester verwacht geen grote beleidswijzigingen door te hoeven voeren en wil vooral ruimte voor maatwerk houden.