Digitalisering inkoopfacturen

Het geautomatiseerd digitaal verwerken van inkomende facturen is één van de eerste projecten die daar een bijdrage aan gaat leveren. Het leidt voor zowel de gemeente als haar leveranciers tot voordelen.

Veel handmatige handelingen en de controle op inkomende facturen worden met behulp van digitalisering verder geautomatiseerd, waardoor de afhandeling van facturen sneller en eenvoudiger kan worden gerealiseerd. Voor leveranciers betekent dit dat de betaaltermijnen van nu - gemiddeld 20 dagen - verder kan worden teruggebracht. Het sneller en digitaal afhandelen draagt bij aan een betere bedrijfsvoering en informatievoorziening.

Per 1 januari 2011 heeft de gemeente Horst aan de Maas het verwerkingsproces van inkoopfacturen gedigitaliseerd. Belangrijk hierbij is dat uw factuur aan de wettelijke en interne factuurvereisten en aan de inkoopvoorwaarden voldoet. Betrokken bedrijven zijn hierover per brief geïnformeerd.

Het factuuradres per 1 januari 2011 voor uw facturen is:

Facturen gemeente Horst aan de Maas

Postbus 6077

5960 AB Horst

Ook kunt u uw factuur digitaal aan ons verzenden (in een beveiligd word-, excel- of PDF format) naar: facturen@horstaandemaas.nl.

Het gebruik van de juiste adressering en vermelding van de factuurgegevens is in ons beider belang. Voor een snelle interne routing is de vermelding van onze interne opdrachtgever door middel van het budgetbeheerdersnummer, op een vaste plaats op uw factuur, van belang. U kunt dit nummer vragen aan uw opdrachtgever. Dit zal de doorlooptijd aanzienlijk verkorten, met als voordeel voor u dat de afhandelingstermijn wordt ingekort en de betaling sneller wordt gerealiseerd.

Voor declaraties zal per eind augustus 2011 een standaardformulier beschikbaar komen dat via de website kan worden gedownload.

Vanaf 1 mei zal de gemeente ook instaat zijn om facturatiebestanden met diverse formaten (XML, UBL2.0 etc.) te verwerken. Nadere informatie wordt hier aan u bekend gemaakt. Deze bestanden dienen natuurlijk ook dan de wettelijke- en gemeentelijke factuurgegevens te bevatten, om een snelle verwerking en dus betaling te kunnen garanderen.

Aan de hand van uw reacties zal binnenkort ook nog een lijst met veel gestelde vragen inclusief antwoord beschikbaar worden gesteld via deze website. U kunt uw reacties via email kenbaar maken:

postbusfssc@horstaandemaas.nl.